Jak zbierać zgody na publikację zdjęć w przedszkolu i szkole? Nowe funkcje Mafelo

Jeśli fotografujesz przedszkola, szkoły, studniówki, zawody sportowe czy wystawy psów, prawdopodobnie znasz ten scenariusz. Wykonujesz świetne zdjęcia, chcesz pokazać je w portfolio albo na Instagramie… i w tym momencie zaczyna się problem. Zgody na publikację trzeba było zebrać osobno. Najczęściej na papierze, czasem w wiadomościach, a nierzadko wcale, bo emocje po sesji już opadły i nikt nie miał głowy do formalności.

Przez ostatnie miesiące pisało do nas w tej sprawie kilkadziesiąt osób. Pytania były zawsze podobne: „Kiedy zgody pojawią się w sesjach publicznych?”, „Czy w ogóle planujecie taką funkcję?”. Dziś możemy odpowiedzieć: tak, i właśnie ją wdrożyliśmy!

W tym artykule pokażemy trzy zmiany, które trafiły do Mafelo:

• zgody na publikację w sesjach publicznych – klient wyraża je od razu po zamówieniu, a Ty zarządzasz nimi w panelu fotografa,
• galerie bez hasła – dostęp do sesji publicznej bez wpisywania hasła, idealny do udostępniania zdjęć z wydarzeń,
• wymuszenie zmiany osoby przy kolejnym zamówieniu – koniec z pomieszanymi zamówieniami, gdy jedna osoba zamawia za kilka rodzin na tym samym komputerze.

Wszystkie trzy funkcje pokazujemy również na filmie:

Dlaczego zgody na publikację są tak ważne dla fotografa?

Portfolio to Twoje najważniejsze narzędzie sprzedażowe. Nowi klienci wybierają Cię na podstawie tego, co już zrobiłaś, a nie tego, co obiecujesz. Problem w tym, że zdjęcia z sesji grupowych przedstawiają dzieci, uczniów czy uczestników wydarzeń. Bez zgody nie możesz ich pokazać ani na stronie, ani w mediach społecznościowych.

W sesjach prywatnych rozwiązaliśmy to już jakiś czas temu. Prośba o zgody pojawia się w momencie, gdy klient jest najbardziej zadowolony, czyli tuż po złożeniu zamówienia. Efekt? Przed wdrożeniem tej zmiany zgody wyrażało 19,9% klientów, a po wdrożeniu 52,9%. To ponad 2,5 raza więcej osób, które pozwalają Ci pokazać swoją pracę.

Wiedzieliśmy, że w sesjach publicznych potencjał jest jeszcze większy. Jedna sesja przedszkolna to kilkadziesiąt zamówień, a więc kilkadziesiąt potencjalnych zgód, których do tej pory nie dało się zebrać w Mafelo. Teraz się da!

Zgody w sesjach publicznych – jak to działa?

Cały proces działa analogicznie do sesji prywatnych, więc jeśli korzystasz już ze zgód, nie musisz uczyć się niczego nowego.

1. Klient składa i opłaca zamówienie

Po opłaceniu zamówienia klient trafia na ekran z podziękowaniem i krótką, przyjazną prośbą: „Chcesz pomóc mi rosnąć? Poświęć chwilę na wybranie zgód na publikację”. Może przejść do zgód od razu albo wybrać opcję „Może następnym razem”. Bez presji, bez formalnego tonu.

Ta strona nie wygląda tak przypadkiem. Każdy jej element ma oparcie w tym, co psychologia społeczna wie o podejmowaniu decyzji i wywieraniu wpływu. I właśnie dlatego działa.

Moment ma znaczenie

Klient, który przed chwilą wybrał i opłacił zdjęcia, jest w emocjonalnym „szczycie” – cieszy się, że ma pamiątkę, i myśli o Tobie pozytywnie. W takim stanie jesteśmy dużo bardziej skłonni powiedzieć „tak”. Ten sam formularz wysłany mailem trzy tygodnie później trafia do osoby, która zdążyła wrócić do codzienności i traktuje go jak kolejny obowiązek. To dokładnie ta różnica, która stoi za wzrostem z 19,9% do 52,9% w sesjach prywatnych.

„Chcesz pomóc mi rosnąć?” zamiast „Wyrażam zgodę na przetwarzanie…”

Klient, który właśnie coś od Ciebie dostał, naturalnie czuje potrzebę odwzajemnienia. To jedna z najsilniejszych reguł rządzących naszymi relacjami – reguła wzajemności. Pytanie sformułowane jako prośba o drobną przysługę daje mu prostą okazję, żeby się odwdzięczyć. Formalna klauzula tej okazji nie daje, brzmi jak dokument do podpisania, a nie jak gest wobec konkretnej osoby. Dodatkowo takie sformułowanie zmienia rolę klienta: z „osoby, od której czegoś się żąda” w „partnera, który wspiera czyjąś pasję”. A ludzie chętnie zachowują się zgodnie z rolą, w której się widzą.

Wyjaśnienie „dlaczego” zwiększa szansę na zgodę

Pod przyciskami klient czyta: „Twoja zgoda pozwoli mi rozwijać swoją pasję i docierać z pięknymi kadrami do nowych osób”. To ważniejsze, niż się wydaje. Badania pokazują, że samo podanie powodu prośby – nawet bardzo prostego – wyraźnie zwiększa liczbę osób, które ją spełniają. Prośba bez uzasadnienia budzi pytanie „po co mu to?”; prośba z uzasadnieniem od razu na nie odpowiada.

Opcja „Może następnym razem” jest tak samo ważna jak przycisk „Tak”

Kiedy ktoś czuje, że jest do czegoś przymuszany, uruchamia się w nim naturalny opór – chce odzyskać poczucie kontroli i częściej odmawia właśnie dlatego, że nie miał wyboru. Psychologowie nazywają to reaktancją. Widoczna, łatwo dostępna możliwość odmowy zdejmuje tę presję. Paradoksalnie, gdy dajesz komuś swobodę powiedzenia „nie”, częściej słyszysz „tak”. Zwrot „następnym razem” robi jeszcze jedną rzecz: nie zamyka tematu. Klient nie odmawia, tylko odkłada decyzję, więc późniejsza prośba z panelu fotografa nie jest odbierana jako naciskanie.

W skrócie: dobry moment, prośba zamiast żądania, jasny powód i realna możliwość odmowy. Cztery proste elementy, które razem sprawiają, że klient wyraża zgodę chętnie, a nie z przymusu. To istotne również dla Ciebie, i to nie tylko dlatego, że taka zgoda jest trwalsza i nie wraca w formie pretensji po publikacji. Dobrowolność to jeden z podstawowych warunków ważnej zgody w rozumieniu RODO – zgoda wymuszona lub udzielona pod presją może zostać zakwestionowana. Strona, która daje klientowi prawdziwy wybór i nie karze za odmowę, pomaga Ci więc zebrać zgodę, którą znacznie trudniej podważyć.

2. Klient zaznacza wybrane zgody i dodaje komentarz

W formularzu klient widzi listę zgód, którą sam konfigurujesz w ustawieniach np. publikacja na Twojej stronie internetowej, newsletter, publikacja i oznaczenie na Facebooku czy Instagramie albo dowolne inne, które dodasz. Może zaznaczyć wszystkie jednym kliknięciem albo wybrać tylko część.

Do zgód klient może dołączyć opcjonalny komentarz, np. „Proszę o informację po publikacji zdjęć na Facebooku, chętnie udostępnię post dalej”.

3. Ty widzisz zgody w panelu fotografa

Zgody z sesji publicznej są dostępne w dwóch miejscach:

• na liście zamówień – przy każdym zamówieniu widzisz status: Zgody otrzymane, Poproszono o zgody albo Brak zgód; kliknięcie w status pokazuje szczegóły i komentarz klienta,
• w nowej zakładce „Zgody” – zbiorczy widok wszystkich zgód w danej sesji publicznej, z informacją, która zgoda została udzielona i kiedy.

Lista zamówień

Lista zgód w zakładce „Zgody”

4. Prosisz o zgody tych, którzy ich jeszcze nie wyrazili

Nie każdy klient wypełni formularz od razu. Dlatego z poziomu listy zamówień możesz wysłać prośbę o zgody: do jednej osoby przez menu Akcje, albo zbiorczo – zaznaczasz dowolną liczbę zamówień (nawet wszystkie) i klikasz „Poproś o zgody z zaznaczonych zamówień”.

System sam pilnuje, żeby nikogo nie spamować:

• pomija klientów, którzy już wyrazili zgody,
• pomija klientów, do których prośba została już wysłana.

Przed wysyłką zobaczysz podsumowanie oraz informacje, którzy klienci otrzymają prośbę o zgody. Do prośby możesz dodać własną wiadomość. Klient po kliknięciu w link w otrzymanym mailu otrzyma formularz identyczny jak po zamówieniu i może zaznaczyć, na co się zgadza, a na co nie.

Galerie bez hasła – dostęp dla każdego uczestnika wydarzenia

Druga zmiana, o którą prosiliście: sesje publiczne udostępniane bez hasła.

Przy sesjach z wydarzeń – studniówkach, zawodach sportowych, wystawach psów, festynach – hasło często było bardziej przeszkodą niż zabezpieczeniem. Link i tak trafiał do setek osób, a każde „jakie było hasło?” to kolejna wiadomość do odpisania.

Teraz wystarczy, że klient wejdzie w link i kliknie „Wyświetl galerię”. Zanim zobaczy zdjęcia, wyświetli mu się Twoja wiadomość powitalna, cennik. Dodatkowo wyświetli się prośba o uszanowanie praw autorskich, którą musi potwierdzić (wymaga włączenia tej funkcji w danej sesji). Dopiero wtedy przechodzi do galerii.

Ważne jest to, że galeria bez hasła nie oznacza galerii bez ochrony. Nadal działają w niej wszystkie zabezpieczenia Mafelo, w tym blokada zrzutów ekranu – zamiast zrzutu klient zobaczy komunikat z Twoim logo i informacją, kto jest właścicielem zdjęć. Jeśli jeszcze nie korzystasz z tej opcji, to zachęcamy Cię do przeczytania artykułu: Zapobieganie zrzutom ekranu w galeriach.

Kiedy warto wyłączyć hasło?

Wszędzie tam, gdzie zależy Ci na jak największym zasięgu: im mniej barier między uczestnikiem wydarzenia a jego zdjęciem, tym większa szansa, że je zamówi. Oczywiście pamiętaj o obowiązującej ochronie wizerunku, zwłaszcza w przypadku zdjęć dzieci i przepisach dotyczących ochrony danych osobowych.

Zmiana osoby przy kolejnym zamówieniu

Trzecia zmiana rozwiązuje problem, który dobrze znają fotografowie przedszkolni i szkolni. Jedna osoba – wychowawczyni, mama z komitetu rodzicielskiego czy uczennica – składa zamówienia za kilka rodzin na tym samym komputerze.

Do tej pory po pierwszym zamówieniu można było po prostu wpisać nowe imię, nazwisko i e-mail w formularzu i złożyć kolejne. Powodowało to czasami spore zamieszanie np. gdy wiele osób wybierało zdjęcie grupowe.

Teraz działa to inaczej:

1. Po złożeniu zamówienia dane klienta (imię, nazwisko, telefon, e-mail) są w formularzu zablokowane do edycji. Oczywiście klient nadal może złożyć kolejne zamówienie na te same dane.
2. Żeby złożyć zamówienie jako inna osoba, trzeba kliknąć „To nie ja”.
3. System informuje, że poprzednia osoba zostanie wylogowana, a koszyk zostanie przeliczony od nowa – każde zdjęcie liczy się od pierwszej pozycji cennika.
4. Nowy klient podaje swoje dane, opłaca zamówienie i… może od razu wyrazić zgody na publikację.

W efekcie każda osoba ma swoje osobne zamówienia, widzi w galerii tylko własne zakupy, a Ty masz w panelu czyste dane: kto, co i za ile zamówił.

Jak wykorzystać te zmiany w praktyce?

Nowe funkcje to nie tylko wygoda. To realny wpływ na Twój marketing i sprzedaż.

• Zbieraj zgody przy każdej sesji publicznej. Nawet jeśli nie planujesz publikacji dzisiaj, zgoda zebrana teraz przyda się za pół roku, gdy będziesz budować ofertę na kolejny sezon szkolny.
• Nie zapominaj o przypomnieniu. Po zakończeniu sprzedaży w sesji zaznacz wszystkie zamówienia i wyślij zbiorczą prośbę. System sam wybierze tylko te osoby, które jeszcze nie odpowiedziały.
• Czytaj komentarze klientów. Często znajdziesz w nich gotowe pomysły na współpracę – ktoś chętnie udostępni Twój post, ktoś poprosi o oznaczenie. To darmowy zasięg.
• Wyłącz hasło tam, gdzie liczy się zasięg. Sesje z wydarzeń powinny docierać do jak największej liczby uczestników – oczywiście zwróć uwagę na kwestie prawne udostępniania wizerunku. Zabezpieczenia zdjęć zostają.
• Sesje przedszkolne planuj z myślą o zamówieniach grupowych. Skoro system pilnuje rozdzielenia zamówień, możesz spokojnie stosować cenniki progresywne (droższe pierwsze zdjęcia, tańsze kolejne).

Podsumowanie

Zgody na publikację w sesjach publicznych były jedną z najbardziej wyczekiwanych funkcji Mafelo i cieszymy się, że możemy w końcu oddać ją w Twoje ręce. Klient wyraża zgody w najlepszym możliwym momencie – tuż po zamówieniu – a Ty masz je uporządkowane w jednym miejscu, z możliwością wysłania przypomnienia jednym kliknięciem.

Galerie bez hasła ułatwią sprzedaż zdjęć z wydarzeń, a wymuszenie zmiany osoby zadba o porządek w zamówieniach grupowych. Wszystkie trzy funkcje są już dostępne na Twoim koncie.

Daj znać, jak sprawdzają się w Twojej pracy. Wasze wiadomości sprawiły, że ta funkcja powstała, i to one wyznaczają, nad czym pracujemy dalej.